Pedido de Reembolso de Despesas
Sobre este documento: O empregador deve reembolsar despesas efetuadas pelo empregado em serviço da empresa, desde que previamente autorizadas ou necessárias ao exercício da função. É fundamental manter comprovantes das despesas.
Base legal: Art. 2º da CLT - O empregador assume os riscos da atividade econômica, admite, assalaria e dirige a prestação pessoal de serviço.
Modelo do Documento
[NOME DA EMPRESA]
Setor Financeiro / Recursos Humanos
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PEDIDO DE REEMBOLSO DE DESPESAS
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DADOS DO SOLICITANTE:
Nome: [NOME DO FUNCIONÁRIO]
Cargo: [CARGO]
Setor: [SETOR]
Matrícula: [NÚMERO]
CPF: [CPF]
DATA DA SOLICITAÇÃO: [DATA ATUAL]
DETALHAMENTO DAS DESPESAS:
┌─────────────────────────────────────────────────────┐
│ Item 1 │
├─────────────────────────────────────────────────────┤
│ Tipo de Despesa: [Ex: Transporte, Alimentação, │
│ Material, Hospedagem, etc.] │
│ Data da Despesa: [DATA] │
│ Valor: R$ [VALOR] │
│ Comprovante: □ Nota Fiscal □ Recibo □ Cupom │
│ Nº do Documento: [NÚMERO] │
└─────────────────────────────────────────────────────┘
┌─────────────────────────────────────────────────────┐
│ Item 2 │
├─────────────────────────────────────────────────────┤
│ Tipo de Despesa: [TIPO] │
│ Data da Despesa: [DATA] │
│ Valor: R$ [VALOR] │
│ Comprovante: □ Nota Fiscal □ Recibo □ Cupom │
│ Nº do Documento: [NÚMERO] │
└─────────────────────────────────────────────────────┘
[Adicionar mais itens conforme necessário]
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VALOR TOTAL SOLICITADO: R$ [VALOR TOTAL]
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MOTIVO/JUSTIFICATIVA:
[Descrever detalhadamente o motivo das despesas e como elas
estão relacionadas às atividades profissionais. Exemplos:
- Viagem a trabalho
- Compra de materiais para projeto
- Transporte para reunião externa
- Alimentação em horário extraordinário
- Outros gastos necessários ao serviço]
AUTORIZAÇÃO PRÉVIA:
□ Sim, autorizada por: [NOME DO RESPONSÁVEL] em [DATA]
□ Não (justificar urgência): ____________________________
FORMA DE REEMBOLSO DESEJADA:
□ Depósito em conta bancária
Banco: [BANCO] Agência: [AGÊNCIA] Conta: [CONTA]
□ Cheque nominal
□ Dinheiro
DOCUMENTOS ANEXOS:
□ Comprovantes de despesas (notas, recibos, cupons)
□ Autorização prévia (se aplicável)
□ Relatório de viagem (se aplicável)
□ Outros: ___________________________________________
Declaro que as despesas acima relacionadas foram realizadas
em função das atividades da empresa e são verídicas, podendo
ser comprovadas mediante apresentação dos documentos anexos.
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[LOCAL], [DATA POR EXTENSO]
_________________________________
Assinatura do Solicitante
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APROVAÇÃO DO GESTOR IMEDIATO:
□ APROVADO □ APROVADO PARCIALMENTE □ NEGADO
Valor aprovado: R$ _____________
Observações: ______________________________________________
_________________________________
Assinatura do Gestor
Nome: [NOME]
Data: __/__/______
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APROVAÇÃO FINANCEIRA:
□ DEFERIDO - Pagamento autorizado
□ INDEFERIDO
Data prevista para pagamento: __/__/______
_________________________________
Assinatura do Responsável Financeiro
Data: __/__/______
Informações Jurídicas Importantes
Responsabilidade do Empregador
De acordo com o Art. 2º da CLT, o empregador assume os riscos da atividade econômica. Isso significa que despesas necessárias ao desempenho das funções do empregado devem ser custeadas pelo empregador, não podendo ser transferidas ao trabalhador.
Despesas Reembolsáveis
São reembolsáveis despesas como: transporte para atividades externas, alimentação em viagens ou horários extras, materiais necessários ao trabalho, hospedagem em viagens a serviço, cursos e treinamentos autorizados, entre outras despesas previamente autorizadas.
Importância dos Comprovantes
É essencial manter todos os comprovantes fiscais (notas fiscais, recibos, cupons) das despesas realizadas. Sem comprovação adequada, o empregador pode negar o reembolso legitimamente.
Prazo para Solicitação
Embora não exista prazo legal específico, empresas geralmente estabelecem prazos internos (ex: 30 dias após a despesa) para solicitação de reembolso. Verifique a política interna da sua empresa.
Boas Práticas
- Autorização prévia: Sempre que possível, solicite autorização antes de realizar a despesa.
- Guarde comprovantes: Mantenha todos os documentos fiscais organizados.
- Detalhamento: Seja específico ao descrever cada despesa.
- Prazo: Solicite o reembolso o mais rápido possível.
- Política interna: Conheça as regras de reembolso da sua empresa.